Backoffice bij uitzendbureau uitbesteden: dit moet je weten!
Een uitzendbureau runnen levert een aantal uitdagingen op. Het is één ding om uitzendkrachten te koppelen aan bedrijven, het is iets anders om alle administratie te regelen en rekening te houden met regels en wetten. De oplossing is om de backoffice van het uitzendbureau uit te besteden.
Wat is een backoffice voor een uitzendbureau
De backoffice van een uitzendbureau neemt een groot aantal praktische zaken uit handen. Zo kan de back office ingezet worden om de administratieve taken uit te voeren, maar ook om financiële en juridische taken te regelen. Denk hierbij aan de facturatie, het opstellen van contracten en het uitbetalen van werknemers.
Backoffice uitbesteden
Kies je voor het uitbesteden van de backoffice voor het uitzendbureau dan huur je een andere onderneming in om je backoffice te regelen. Bij de bedrijven die deze diensten aanbieden kun je ofwel een compleet pakket afnemen, of een aantal specifieke diensten. Je bepaalt zelf welke diensten je afneemt.
Er zijn een aantal redenen waarom je je backoffice zou moeten uitbesteden. Een van de belangrijkste redenen is dat bedrijven die backoffice diensten aanbieden meer knowhow hebben. Zo hoef je je zelf geen zorgen te maken dat je bepaalde regels of wetten over het hoofd ziet of te laat de rekeningen betaald. Dit wordt allemaal voor je uit handen genomen.
Als uitzendbureau ben je zelf nog steeds verantwoordelijk voor het contact met uitzendkrachten. Het voordeel is dat je je nu alleen op de uitzendkrachten en het koppelen van deze uitzendkrachten met de juiste werkgevers hoeft te richten. Alle extra zaken die je normaal veel tijd kosten worden uit handen genomen. Dit zijn een aantal van de belangrijkste zaken die je kunt uitbesteden aan de backoffice:
- Uitbetalingen aan uitzendkrachten – De backoffice kan betalingssysteem opzetten om uitzendkrachten wekelijks of periodiek uit te betalen.
- Werving en selectie – Het is zelfs mogelijk om de werving en selectie van uitzendkrachten uit handen te geven.
- Facturering en uitbetaling – Het backoffice kan helpen bij het versturen van facturen, maar ook bij het innen van betalingen en betalen van binnenkomende facturen.
- Administratiebeheer – Een backoffice voor een uitzendbureau zal ervoor zorgen dat de administratie op orde is.
- Bemiddeling met Zzp’ers – Naast gewone uitzendkrachten is het ook mogelijk om Zzp’ers in te huren. Hiervoor gelden andere regels waarvan de backoffice op de hoogte is.
- Software – De backoffice kan software aanbieden waarmee de meeste zaken van het uitzendbureau online geregeld kunnen worden.
- Advies – Het backoffice kan ook advies uitbrengen over belangrijke zaken in de uitzendwereld.
Voordelen van je backoffice uitbesteden
Als uitzendbureau kan het uitbesteden van je backoffice je heel veel voordelen opleveren. Dit zijn de belangrijkste:
- Bespaar tijd waardoor je je op andere zaken kunt richten.
- Meer zekerheid dat alles goed geregeld is.
- Uitbetalingen en facturatie altijd op tijd en correct.
- Kennis van de huidige wet- en regelgeving.
- Accurate contracten.
- Voorfinanciering kan geregeld worden.
- Een extern backoffice komt in de meeste gevallen met certificatie.
- Een extern backoffice is vaak IND-referent waardoor ook arbeidsmigranten aangenomen kunnen worden.
Certificatie
Een van de voordelen die benoemd is gaat over certificatie. Kies bij voorkeur een backoffice voor je uitzendbureau die NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd is. NEN 4400 is een nationale norm voor bedrijven met betrekking tot financiële zaken. Organisaties kunnen hiervoor in aanmerking komen als ze hun financiële zaken goed geregeld hebben. Het uiteindelijke doel is dat organisaties minder kans lopen om boetes van de Belastingdienst te krijgen. Voor uitzendorganisaties geldt NEN 4400-1.
Pas als de uitzendorganisatie NEN 4400-1 heeft, kun je in aanmerking komen voor VCU-certificering. VCU is een afkorting van Veiligheid en Gezondheid Checklist Uitzendkrachten. Ondernemingen met dit certificaat laten zien dat de onderneming het belangrijk vindt om gezond en veilig te werken. In de meeste gevallen zal het backoffice ook lid zijn van ABU, de Algemene Bond Uitzendornernemingen.
Wat is een referent van de IND
Als uitzendonderneming is het in je voordeel als je arbeidsmigranten in dienst kunt nemen. Niet elke uitzendorganisatie mag dat doen. Het mag alleen als je als bedrijf erkend referent bent van de Immigratie-en Naturalisatiedienst (IND). Niet alleen mogen ondernemingen die referent zijn arbeidsmigranten aannemen, ze mogen ook ondersteunen bij het aanvragen van vergunningen.
Als uitzendbureau is het heel lastig om zelf referent te worden. Het is een langdurig en bovendien kostbaar proces. Dit alleen als is een goede reden om de back office uit te besteden aan een onderneming die wel IND-referent is.
Administratie uitbesteden
Als het gaat om de administratie dan kan het uitbesteden hiervan aan de back office je heel wat voordelen opleveren. Administratie neemt normaal gesproken een groot deel van je werk in beslag en omvat veel meer dan mensen vaak beseffen. Als onderneming kun je je administratie niet laten versloffen.
Zodra je dat wel doet, zul je in de problemen komen. Salarissen worden niet of niet op tijd uitbetaald, facturen vergeten en dan hebben we het nog niet over de noodzaak van een kloppende administratie voor de Belastingdienst. Als uitzendbureau je backoffice uitbesteden kan deze problemen voorkomen. Ze kunnen onder andere de administratie voor de volgende zaken op zich nemen:
- Contractbeheer
- Verzuimregistratie
- Salarisadministratie
- Facturering en uitbetaling
- Financiële rapportage
Wet- en regelgeving
Als het gaat om wet- en regelgeving is het voor een klein uitzendbureau bijna onmogelijk om alles bij te houden. Niet alleen zijn er heel veel bestaande wetten en regels, ze worden ook nog eens regelmatig gewijzigd.
Daarbij is het ook goed om te weten dat elke bedrijf waar je uitzendkrachten aan uitleent andere regels heeft en mogelijk ook een eigen cao. Ook hier moet je als organisatie rekening mee houden. Als je niet bovenop de wetten en regels zit kan het je flink in de problemen brengen. Het is de taak van de backoffice om altijd op de hoogte te blijven en te voorkomen dat je als organisatie in problemen komt. Het inhuren kan je dan ook heel wat onvoorziene kosten schelen.
Ik ben Robby, een enthousiaste schrijver met een brede interesse in uiteenlopende onderwerpen. Of het nu gaat om technologie, lifestyle, cultuur of maatschappelijke vraagstukken, ik hou ervan om verhalen te creëren die zowel informeren als inspireren. Mijn kracht ligt in het vertalen van complexe ideeën naar toegankelijke teksten die een breed publiek aanspreken. Schrijven is voor mij een creatieve en intellectuele uitdaging waarmee ik mijn nieuwsgierigheid kan voeden en mijn inzichten kan delen. Met oog voor detail en een frisse benadering probeer ik mijn lezers telkens weer te verrassen en te prikkelen met nieuwe perspectieven en boeiende verhalen.
