Hoe lang moet je je administratie bewaren?
In Nederland geldt een bewaarplicht voor de administratie. Die geldt overigens alleen voor ondernemers, niet voor particulieren. Toch is het slim om zowel privé als zakelijk je administratie en belastingpapieren een paar jaar te bewaren. Ontdek hoe lang je belastingpapieren moet bewaren.
Wat is de bewaarplicht en wat houdt het in
De bewaarplicht is bedoeld om de Belastingdienst de kans te geven om bedrijven tot een paar jaar na een specifiek belastingjaar alsnog te controleren. Op het moment dat bedrijven hun belasting indienen wordt die steekproefsgewijs gecontroleerd.
Blijkt uit een van die steekproeven dat de papieren van een bedrijf niet kloppen, dan zal de Belastingdienst ook de papieren van eerdere jaren willen doornemen. Er is een kans dat ondernemingen met terugwerkende kracht extra belasting moeten betalen of een boete krijgt opgelegd.
Heb je als bedrijf recht op een regeling zoals kleineondernemersregeling of investeringsaftrek dan moet je dat ook kunnen aantonen.
Hoe lang privé administratie bewaren
Voor particulieren geldt in Nederland geen bewaarplicht. Dat wil zeggen dat je je privé administratie met betrekking tot loonstrookjes, bankafschriften en documenten voor aftrekposten niet verplicht hoeft te bewaren.
Dat wil overigens niet zeggen dat je je privé administratie zomaar kunt weggooien. De Belastingdienst kan tot 5 jaar na dato belasting navorderen op basis van gegevens die ze hebben. Als je het hier niet mee eens bent moet je kunnen overleggen waarom je het daar niet mee eens bent. Bewaar daarom 5 jaar lang al je gegevens.
Bewaar de gegevens zoals je ze ontvangen hebt. Bewaar brieven en andere papieren in een map en sla je overige administratie op je computer op. Het is aan te raden om hiervan in de cloud of een externe harde schijf een back-up van te maken.
Dit zijn de belangrijkste zaken die je moet bewaren:
- Bankafschriften
- Loonstroken
- Hypotheekpapieren
- Informatie over aftrekposten
Hoe lang zakelijke informatie en belastingpapieren bewaren
Als ondernemer of bedrijf ben je verplicht om je administratie 7 tot 10 jaar te bewaren.
- Bewaar gegevens over onroerende zaken 7 jaar.
- Bewaar gegevens over rechten op onroerende zaken 10 jaar.
- Bewaar gegevens over de levering van elektronische diensten 10 jaar. Hieronder vallen ook radiodiensten, televisiediensten, omroepdiensten en telecommunicatiediensten.
- Heb je als ondernemer gekozen voor de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem, bewaar de gegevens die hieronder vallen dan 10 jaar.
Let op dat als je een contract hebt afgesloten het begin van de bewaarperiode pas ingaat als het contract is afgelopen. Als een contract van 2020 tot 2024 loopt dan gaat de bewaartermijn van 10 jaar in 2024 in. De gegevens kunnen dus pas in 2034 vernietigd worden.
Zakelijke informatie die je moet bewaren
De vraag is niet alleen hoe lang je informatie moet bewaren, maar ook wat je precies moet bewaren. Eigenlijk moet je alles wat met je bedrijf te maken heeft bewaard worden. Denk hierbij aan de volgende zaken:
- Facturen, zowel ingaande als uitgaande
- Kasadministratie
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Software en databestanden
- Correspondentie
- Bankafschriften
- Loonadministratie
- Gegevens over voorraden
- Reiskostenvergoeding en kilometerregistratie
Het maakt niet uit of het op papier staat of digitaal is. De Belastingdienst heeft een voorkeur voor digitale gegevens. Kleine bedrijven mogen nog wel gegevens afdrukken en de digitale kopie verwijderen, grote bedrijven mogen dat absoluut niet. Bewaar dus alles zoveel mogelijk online.
Werk je samen met een bedrijf dat je administratie beheert of je belasting indient dan is het van belang dat je afspraken maakt over het opslaan van gegevens. Ook als jullie in de toekomst niet meer samenwerken moet je bij de gegevens kunnen.
Kortere bewaartermijn zakelijke informatie
Het is in sommige gevallen mogelijk om zakelijke informatie korter te bewaren. Hierover kan contact opgenomen worden met de Belastingdienst. Het is dan ook mogelijk om af te spreken hoe je de documenten bij de Belastingdienst aanlevert.
Voor basisgegevens blijft altijd een bewaartermijn van 7 jaar gelden. Hieronder valt de debiteurenadministratie en crediteurenadministratie, de administratie voor inkoop en verkoop en het grootboek. Voor andere zaken kan een andere termijn afgesproken worden.
Ik ben Robby, een enthousiaste schrijver met een brede interesse in uiteenlopende onderwerpen. Of het nu gaat om technologie, lifestyle, cultuur of maatschappelijke vraagstukken, ik hou ervan om verhalen te creëren die zowel informeren als inspireren. Mijn kracht ligt in het vertalen van complexe ideeën naar toegankelijke teksten die een breed publiek aanspreken. Schrijven is voor mij een creatieve en intellectuele uitdaging waarmee ik mijn nieuwsgierigheid kan voeden en mijn inzichten kan delen. Met oog voor detail en een frisse benadering probeer ik mijn lezers telkens weer te verrassen en te prikkelen met nieuwe perspectieven en boeiende verhalen.
